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Email: dLOC@uflib.ufl.edu dLOC – Background Information & Partnership Guidelines – English, Espaol, F ranais Contents Background Information & Partnership Guidelines, Digital Library of the Caribbean (dLOC) ....... 1 Informacin de Antecedentes & Gua de Asociacin, Biblioteca Digital del Caribe (dLOC) ........... 3 Information de Base & Directives de Partenariat, Bibliothque Numrique des Carabes (dLOC) 5 Background Information & Partnership Guidelines, Digital Library of the Caribbean (dLOC) Revised July 2016 Organizational Structure dLOC is comprised of educational, research, governmental and non government institutions aligned for the purposes of facilitating efficient access to electronic collections about the Caribbean. The organization is governed by an executive board, advisory committee, and executive director. Partners have one vote in the general partnership assembly which ratifies decisions of the governing bodies. The dLOC By Laws define the governance structure. Scope of Collections Types of materials include: archives, artif acts, books, government or official documents, journals, newspapers, numeric data, and oral histories, recorded sound and video. Collections contributed will pertain but not be limited to the sciences, arts, culture, government and civic society, history, literature, and travel. Conditions of Partnership: dLOC partnerships are open to archives, libraries, and museums; associations, organizations, and research centers; and publishers that meet the eligibility criteria as stated below. Each institution sha ll designate a single Institutional Representative to vote within the general partnership assembly. An Alternate partner will serve in the Institutional Representative's absence. Eligibility Criteria Institutions are eligible to join the organization based on the following criteria:

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Email: dLOC@uflib.ufl.edu 1. Availability of content and/or collections related to, about, or benefitting the Caribbean. 2. Willingness to contribute content/collections and to make these freely available to the project. 3. Willingness to designate represen tatives: a. Institutional Representative, both to manage local participation and to vote within the general partnership assembly. b. Technical Representative, to oversee deployment of digitization technologies (hardware and software). c. Alternate Representative, to represent the institution in the absence of the Institutional Representative. (Some institutions find that these are one and the same person.) 4. Willingness to comply with common established standards, primarily for digitization and for copyright. An example of two established digitization imaging guidelines: Federal Agencies Digitization Guidelines Initiatives (FADGI) and the Metamorfoze Preservation Imaging Guidelines. Collection Management Each partner institution is responsible for the establishment of a collection development plan and for development of online information regarding the digital collection and related resources at the home institution. Individual partners also identify other information, compiled as “relate d links”, relevant to the digital collection. Other partner institutions may collaborate in collection development through mutual agreement. Under such agreements, collaborating institutions may request permission of the host partner to contribute relev ant materials to the collection at their own expense. Copyright Clearance Copyright clearance and the payment of any associated fees shall be the responsibility of the contributing institution. Items must either be (a) in the public domain or, (b) if pr otected by copyright, accompanied by a statement of Internet distribution rights procured by the contributing institution from the copyright holder. The governing copyright laws shall be either those of the country of publication or those of the contributi ng institution, whichever affords the greatest prote ction to the copyright holder. Items found to be in violation of these rules will be removed from the on line collection until the contributing institution can negotiate appropriate clearance. Ownership Digital resources remain the property of the contributing institution. Nothing in the partnership agreement prevents the contributing institution from simultaneously contributing its content to other digital libraries or hosting the content locally. Te chnical Requirements Metadata and cataloging is the responsibility of the contributing institution. Assistance in developing metadata may be provided by dLOC. Training is also available.

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Email: dLOC@uflib.ufl.edu Informacin de Antecedentes & Gua de Asocia cin , Biblioteca Digit al del Caribe (dLOC) Revisada Julio 2016 Estructura Organizativa dLOC est integrado por instituciones educa tivas , de investigacin, gubernamentales y no gubernamental es, alineadas con el propsito de facilitar acceso eficiente a colecciones electrnicas de y sobre el Caribe. El gobierno de l a organizacin est a cargo de una junta ejecutiva, comit de consejeros y director ejecutivo. La institucin asociada tiene un voto en reuniones de asociacin general, que ratifica las decis iones del cuerpo gobernante. Los estatutos de dLOC definen la estructura g ubernativa . Amplitud de Colecciones Los m ateriales de dLOC incluye n : archivos, artefactos, libros, documentos oficiales del gobierno, diarios, peridicos, informacin estadstica, ciencias histricas orales, videos y sonidos grabados. Las colecciones contribuidas pueden relacionarse, sin limitaciones , con las ciencias, las artes, la cultura, el gobierno y la sociedad cvica, la ciencia histrica, la literatura, y los viajes. Con diciones de Asocia cin Los a cuerdos para la asociacin con dLOC s e ofrecen a archivos, bibliotecas, museos, asociaciones acadmicas, organizaciones profesionales, centros de investigacin y editores que cumpl a n con los requisitos listados ms abajo. Cada institucin debe nombrar un R epresentante I nstitucional para poder tener voto en la asamblea general de la junta ejecutiva de dLOC . Un Representante A lternativo puede ser asignado en caso de la ausencia del Representa n t e Institucional primario . Requisitos de Elegibilidad Las i nstituciones son elegibles p a ra unirse a la organizacin de acuerdo a los siguientes requisitos: 1. Disponibilidad del contenido o colecciones o sobre el Caribe , o relacionad as con la regin, o que la beneficien . 2. Inters en contribuir contenido o colecciones que estn libremente disponible s para el proyecto. 3. Disponibilidad para designar representa ntes : a. Representante Institucional, para gestionar la participacin local y votar en la asamblea de asociacin general. b. Representa nte Tcnico, para administrar el despliegue de tecnologa de digitalizacin (hardware y software)

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Email: dLOC@uflib.ufl.edu c. Representante Alternativo, para representar a la institucin en la ausencia del Representante Institucional . (Algunas instituciones consideran que esta es la misma persona.) 4. Voluntad de cumplir con los requisitos establecidos para la digitalizacin y por derechos de autenti ficac in. E jemplo s de guas establecidas de digitacin de imgenes: Guas de Digitalizacin de Agencias Federales (FADGI) y Guas de Imgene s de la Preservacin Metamorfo ze . Administracin de Colecciones Cada institucin asociada es responsable de establecer un plan de desarrollo de la coleccin y el desarrollo de la informacin en la web con respecto a la coleccin digital y a los recursos en la institucin principal. Los a sociados individuales tambin pueden identifica r otra s informaciones , compilad as como “enlaces relacionados”, que s e relacione n con la coleccin. Otras instituciones asociadas pueden colaborar en el desarrollo de una coleccin por acuerdo s mutuo s . Bajo dichos acuerdos , las instituciones que colaboran pueden pedir permiso a la asociacin principal para contribuir materiales que estn relacionados con la coleccin por su propia cuenta. Identificacin de Derechos de Autor Los d erechos de propiedad intelectual y el pago de honorarios asociad o s sern responsabilidad de la institucin contribuyente. Los a rtculos deben ser (a) de domino pblico o, (b) si estn protegido s por derechos de autor , estar acompaado s por una declaracin de la distribucin de derechos entre la institucin contribuyente y el dueo de los derechos de autor. Las leyes de derechos de autor vigentes deben ser l a s del pas de publicacin o de la institucin contribuyente, dependiendo en cu l provee el mayor nmero de provisiones en favor de los derechos de los autor es . Propiedad Los r ecursos digitales son propiedad de la institucin contribuyente. N inguna disposicin d el acuerdo de asociacin con dLOC limita por exclusividad a las instituciones contribuyentes . Por ende, las mismas podrn simultneamente contribuir su s contenido s a otras biblioteca s digitales o present ar su s contenido s en otras redes locales . dLOC no se atribuye derechos de propiedad de l contenido contribuido por las instituciones asociadas. Requisitos Tcnicos La institucin contribuyente se responsabiliza sobre los metadatos y la catalogacin. dLOC puede ofrecer a sistencia en la creacin de los metadatos , por medio de la distribucin del paquete de herramientas de digitalizacin a los asociados. Tambin se ofrecen sesiones de formacin.

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Email: dLOC@uflib.ufl.edu Information de Base & Directives de Partenariat, Bibliothque Numrique des Carabes (dLOC) Rvis – Juillet 2016 Structure Organisationnelle dLOC est compos d’institutions d’ducation, de recherche s , de gouvernement et de non gouvernement alignes vers le but de faciliter l’accs efficace aux collections numriques centr es sur les Carabes. L’organisation est rgie par un comit excutif, un comit consultatif et un directeur excutif. Chaque partenaire dispose d’un vo te dans l’assembl e gnral e de partenariat qui ratifie les dcisions des organes de gouvernance. Les rglements dLOC expliquent la structure de gouvernance. Portes des Collections Les types de matriaux comprennent : archives, artefacts, livres, documents de gouvernements ou documents officiels, revues, journaux, donnes numriques, histoires orales, et enregist rements audios et vidos. Les collections contribues concerneront, mais ne seront pas limites, aux sciences, les arts, la culture, le gouvernement et la socit civile, l’histoire, la littrature, et les voyages. Conditions du Partenariat Les partenariats avec dLOC sont mis la disposition des archives, bibliothques, et muses ; les associations, organisations, et centres de recherches ; et aussi aux diteurs qui satisfont les critres d’admissibilits expliqu s ci dessous. Chaque institution nommera u n seul Reprsentant Institutionnel qui votera dans l’assembl e gnrale de partenariat. Un reprsentant alternatif servira en cas d ’absence du Reprsentant Institutionnel. Critres d’Admissibilits Les institutions sont admissibles pour un partenariat d’ aprs les critres numrs ci dessous : 1. La disponibilit de contenu et/ou des collections connectes , centres sur, ou bnfiques aux Carabes. 2. Le consentement a contribu du matriel/collections et de les mettre la disposition au projet gratuitement. 3. Dispos nommer les reprsentants suivants : a. Reprsentant Institutionnel qui grera la participation locale et votera dans l’assemble gnrale de partenariat. b. Reprsentant technique, qui supervisera dploiement des technologies de numrisation (matriel informatique et logiciel). c. Reprsentant alternatif qui reprsentera l’institution en cas de l’absence du Reprsentant Institutionnel. (Certaines institutions dterminent qu’il s’agit de la mme personne.) 4. Dispos se conformer aux normes communes et tablies, principalement pour la numrisation et le copyright. Exemples des deux standards et lignes directrices tablies pour la numrisation sont : Federal Agencies Digitization Guidelines Initiatives (FADGI)

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Email: dLOC@uflib.ufl.edu (Initiatives des Lignes Directrices de Numrisation pour les Agences Fdrales) et Metamorfoze Preservation Imaging Guidelines (Lignes Directrices de Prservation Metamorfoze). Gestion de Collection Chaque institution partenaire est responsable de la cration d’un plan de dveloppement pour une collection et aussi pour le dveloppement d’information en ligne propos la collection numrique et les ressources correspondantes l’institution d’origine. Aussi chaque partenaire identifie d’autre s information s , ras sembl e com m e liens connexes , correspondant la collection numrique. Les institutions partenaires peuvent dans un accord mutuel collaborer en vue d’un plan pour dveloppe r une collection. travers ces accords, les institution s collaboratrices peuve nt demander au partenaire hbergeur de contribu er des documents pertinents la collection ses propres frais. Autorisation de Copyright L’autorisation de copyright et les frais associs sont la responsabilit de l’institution contributrice . Les matri au x doivent tre (a) dans le domaine public ou, (b) en cas de protection par copyright, les matriaux doi vent tre accompagn s d’ une dclaration de droits de distribution par Internet procur du dtenteur du copyright par l’institution contributrice . Les lois du copyright seront celles du pays de publication ou celles de l’institution contributrice. La loi qui offre le plus haut degr de protection au titulaire du droit d’auteur sera applique . Les matriaux trouvs en infraction de ces rglements seront enlev s de la collection en ligne jusqu’ que l’institution contributrice est capable d’obtenir l’autorisation ncessaire de copyright. Titularit Les ressources numriques demeureront la proprit de l’institution contributrice . Rien dans cet accord de partenariat n’ empche l’institution membre d e contribuer aussi le contenu d’autre s bibliothque s numrique s ou d’hberger le contenu localement. Exigences Techniques Le catalogage et la cration de la mtadonne sont la responsabilit de l’instituti on contributrice . dLOC peut vous aider dvelopper la mtadonne avec un rfrentiel numrique pour les partenaires. Des sessions de formation sont galement disponibles.